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Festlegen des Buchungsfalls:

Aus der Auswahlliste (Listbox) der möglichen, dem Benutzer in der Benutzerverwaltung zugeordneten Buchungsfällen, muss ein Buchungsfall gewählt werden. Mit ER werden in der Auswahl die Buchungsfälle der Eingangsrechnungen (Sie erhalten eine Rechnung - Kreditor) mit AR die Ausgangsrechnungen (Sie verschicken eine Rechnung - Debitor) abgekürzt.

Da erst mit Auswahl des Buchungsfalls klar ist, welche Eingaben zur Kontierung notwendig sind, wird erst nach der Auswahl der Option die Maske aufgebaut.

Bei der weiteren Erfassung der notwendigen Rechnungsdetails ist es ratsam die Eingabefelder von oben bis unten in der Maske durch zu gehen.

 

Adressnummer:
Erster Bestandteil der Rechnung ist die Adressnummer, das heißt bei Eingangsrechnungen der Rechnungssteller, bei Ausgangsrechnungen der Adressat der Rechnung. Dazu muss die Adressnummer des Kunden/Lieferanten eingegeben bzw. über das hinterlegte Suchprogramm Adressverwaltung übernommen werden. Handelt es sich beim zu erfassenden Sachverhalt nicht um eine Forderung bzw. Verbindlichkeit gegenüber einem Kreditor-/ Debitor, so kann eine Sammeladresse durch Markieren der Checkbox und Auswahl aus der Liste genutzt werden. Dies ist zum Beispiel der Fall bei den Eröffnungsbilanzbuchungen.

Bei der Verbuchung von Eingangsrechnungen kann überprüft werden, ob zur Adresse eine Umsatzsteuer-ID hinterlegt wurde. Der Parameter AO_IDPRUEFUNG dient hierbei zur Steuerung der Hinweismeldung bei fehlender USt ID:
0 = Kein Hinweis bei fehlende ID;
1 = Hinweis auf fehlende ID, wenn mit einem steuerpflichtigem Steuerschlüssel gebucht wird;
2 = Hinweis auf fehlende ID, bei Auslandsadresse;
3 = Hinweis auf fehlende ID, bei alle Adressen

Ist eine Umsatzsteuer ID hinterlegt und stammt diese aus dem Ausland(ausländische Adressen), erscheint ein Hinweis auf den Steuerschlüssel.

 

 

 

Eingabe der Kontierungselemente
Je nach Buchungsfall gibt es unterschiedliche Eingabefelder für die Buchungskonten und Budgets.

Begriffe:

overteilt: verteilt bedeutet immer, dass die Rechnung direkt einem Produkt zugeordnet werden kann. Die Eingabe des Produkts ist bei der Erfassung einer verteilten Buchung Pflicht.

ounverteilt: unverteilt bedeutet, dass die Rechnung zum Zeitpunkt der Erfassung keinem Produkt zugeordnet werden kann. Es wird stattdessen nur auf ein Budget gebucht. Diese Buchungen müssen vor Erstellen der Jahresrechnung von den Budgets auf die Produkte verteilt werden.

oFrei: freie Buchungen sind nicht an den Kontenverbund gebunden. Die Auswahl des Soll- und Haben-Kontos muss vom Sachbearbeiter manuell gesteuert werden. Diese Art von Buchungen sollte nicht jedem Sachbearbeiter freigeschaltet werden.

oHauptbuch: Sämtliche Buchungen (Einzel- und Sammel) auf das Hauptbuch erzeugen eigene Anordnungen, die unterschrieben und aktiviert/integriert werden müssen.

oNebenbuch: Die Buchungen im Nebenbuch werden je Abgabeart gesammelt und dann wird eine Anordnung für den Stapel gedruckt, aktiviert und integriert. Diese Summen-Anordnung befindet sich dann im Hauptbuch.

 

Beispiele / notwendige Eingaben:

Eingangsrechnung unverteilt:

oBudget

oErgebniskonto Aufwand

Alle weiteren beteiligten Konten werden automatisch vom System ermittelt

Eingangsrechnung verteilt:

oProdukt

oErgebniskonto Aufwand

Alle weiteren beteiligten Konten und das Budget werden automatisch vom System ermittelt

Eingangsrechnung investiv:

oProdukt

oMaßnahme

oBilanzposten (Vermögensveränderung) - je nach Benutzerrolle evtl. auch nur auf das Dummy Anlagen Konto.

oFinanzkonto Auszahlung investiv (nur wenn mit Finanzrechnung gearbeitet wird)

Alle weiteren beteiligten Konten und das Budget werden automatisch vom System ermittelt

Ausgangsrechnung unverteilt:

oBudget

oErgebniskonto Ertrag

Alle weiteren beteiligten Konten werden automatisch vom System ermittelt

Ausgangsrechnung verteilt:

oProdukt

oErgebniskonto Ertrag

Alle weiteren beteiligten Konten und das Budget werden automatisch vom System ermittelt

Ausgangsrechnung investiv:

oProdukt

oMaßnahme

oBilanzposten

oFinanzkonto Einzahlung investiv (nur wenn mit Finanzrechnung gearbeitet wird)

Alle weiteren beteiligten Konten und das Budget werden automatisch vom System ermittelt

 

Auf die Besonderheiten der Eingabe bei Split- und Sammel-Anordnungen wird im weiteren Verlauf eingegangen.

 

 

Bedienung der Eingabefelder für Konten/Budgets

 

Anzeige der beteiligten Buchungskonten und Budgets:
wenn sämtliche notwendigen Eingaben des Buchungsfalls getätigt wurden, können alle beteiligten Konten und Budgets in der Maske durch Klick auf die Schaltfläche Maximieren in der Zeile der Konten angeschaut werden. Hier werden auch die Konten (Budgets) eingeblendet, welche durch den Kontenverbund vom System automatisch ermittelt wurden. Durch Klick auf Minimieren wechselt die Maske wieder in den Ausgangszustand.

 

Anzeige der verfügbaren Mittel:

Die verfügbaren Mittel werden summarisch für Budget und Konto eingeblendet sobald die Konteneingabe erfolgt ist. Für eine genauere Darstellung der Berechnung dieser Mittel kann in der Zeile auf Maximieren geklickt werden. Durch Klick auf Minimieren wechselt die Maske wieder in den Ausgangszustand. Teilweise werden bei den angezeigten Mittel Symbole mit angezeigt, welche darauf hinweisen, wie das Konto am Budget beteiligt wird. Die Info wird eingeblendet, wenn man mit der Maus über das Symbol geht.
 

 

Adressen mit Postanschrift im Ausland
Ist bei der Erfassung einer Eingangsrechnung eine ausländische Adresse ausgewählt worden, kommt nach der Auswahl des Produktsachkontos ein Hinweis, dass gegebenenfalls ein anderer Steuerschlüssel für die Verbuchung verwendet werden muss.

 
Buchungsbetrag:
In steuerfreien Bereichen und bei Rechnungen mit Steuerschlüssel im Inland muss der Bruttobetrag in das Feld Buchbetrag eingegeben werden.
Bei Eingangsrechnungen mit EU-Steuerschlüssel muss der Nettobetrag eingegeben werden, der Steueranteil wird durch das Programm berechnet.

Kassentext und Buchungstext:

Kassentext ist der externe Text zur Buchung, welcher je nach Parametrisierung des Bankenclearings auch an den Empfänger bzw. Mandatseigentümer übergeben wird. Der Buchungstext ist lediglich intern. Über Buttons können die beiden Texte angeglichen werden.

 

Rechnungsnummer:

Die externe Rechnungsnummer kann bei Eingangsrechnungen in das Feld Rechnungsnummer eingetragen werden und dient u.a. der späteren Suche der Buchungen.

 

Aktenzeichen und Fremdkennzeichen:

zu späteren Auswertungszwecken können Akten- und Fremdkennzeichen in die entsprechenden Felder eingetragen werden.

 

Weitere Merkmale:

Zur späteren Auswertung können die weiteren Merkmale MV (Mitteilung der Zahlung an die Finanzverwaltung), KSA (Künstlersozialabgabepflicht) und EST (Einkommenssteuerabzug) bei Bedarf hinterlegt werden.

 

Zahlungsart Kasse:

Die Zahlungsart regelt, ob überwiesen, abgebucht,… wird. Die Zahlungsart kann aus einem Auswahlfeld übernommen werden. Die unterschiedlichen Zahlungsarten können je Kunde frei definiert werden, weshalb diese hier nicht einzeln beschrieben werden. Je nachdem, welche Zahlungsart ausgewählt wurde, kann die zusätzliche Hinterlegung einer Bankverbindung (bei Ausgangsrechnungen auch eines Mandates) erforderlich sein. Wird eine Bankverbindung hinterlegt, für die kein Mandat vorhanden ist, wird bei Klick auf Buchen ein Einmalmandat erzeugt (bei mehrratigen Anordnungen ein Mehrfachmandat). Im Einstellungsmenü der Anordnungsdialoge kann festgelegt werden, dass nach der Erstellung einer Anordnung mit Einmal- oder Mehrfachmandat automatisch der Druck des Mandats und/oder der Prenotification erfolgt.

Alternativ kann das Merkmal auch im jeweiligen Auswahlmenü der Druckfunktion gesetzt werden.

 

 

Mehrere Bankverbindungen zu einer Adresse:
Existieren zu einer Adresse mehrere Bankverbindungen, so wird diese nun durch einen eingeblendeten Hinweis angezeigt.

 

Buchung und Druck:

Durch Klick auf die Schaltfläche Anordnen wird die Buchung ausgeführt. Durch die Buchung erhält die Rechnung eine Vorgangsnummer. Diese Vorgangsnummer ist das Merkmal der Rechnung in MACH finanzplus. Nach der Anordnung kann die Anordnung gedruckt werden. Der Druck muss nicht zwingend direkt nach der Anordnung erfolgen, dieser kann auch im Stapel für mehrere Anordnungen im Anschluss durchgeführt werden (Link zum Programm Stapeldruck).

Nach dem Druck der Anordnung öffnet sich eine Maske, in welcher gefragt wird, ob die Anordnungen korrekt gedruckt wurden. Ist dies der Fall, so muss diese Abfrage mit Ja beantwortet werden, damit die Anordnungen den Status gedruckt erhalten. Dieser Status ist für die Aktivierung Voraussetzung.

 

 

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Zuletzt geändert am 20.10.2021 - Direktlink zu dieser Seite.