Allgemeine Hinweise > Archivierung

MACH finanzplus bietet bei allen bescheiderstellenden Modulen (Steuern und Abgaben, Gebührenverfahren, Zahlungsaufschub, Mahnung, Vollstreckung) die Möglichkeit, dass diese Bescheide als PDF-A in einem Verzeichnis kategorisiert abgelegt werden und sich dabei auch nicht überschreiben. Einstellbar ist dieses Feature im jeweiligen Konfigurationsprogramm des Moduls bzw. in den Parametereinstellungen. Im jeweiligen Dialog ist der Zugriff auf diese Abgelegten Bescheide möglich aber natürlich auch außerhalb von MACH finanzplus.

Das Einschalten sollte immer gemeinsam mit einem MACH Mitarbeiter und der verantwortlichen IT erfolgen, weil hier technische und datenschutzrechtliche Aspekte zu beachten sind.

Darüber hinaus, kann jede Liste, die mit MACH finanzplus erstellt wird, als PDF gespeichert werden. Dies ist aus der Vorschau heraus möglich unter Verwendung des MACH finanzplus internen PDF-Erstellung oder über spezielle PDF-Drucker wie z.B. FreePDF.

Dabei ist durch den Bediener dafür sorge zu tragen, dass noch benötigte Dokumente nicht überschrieben werden. Besonders wichtig ist dieser Aspekt bei der Archivierung von Haushaltsplänen oder Jahresrechnungen.

Weiterhin empfiehlt MACH die Verwendung eines DMS-Systems zur revisionssicheren Speicherung von Dokumenten. Solche Systeme archivieren Dokumenten meist durch die Verwendung eines speziellen virtuellen Druckers.

Zuletzt geändert am 19.03.2025 - Direktlink zu dieser Seite.