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Rechnungseingang

Die Rechnung wird am DMS-Scannarbeitspatz gescannt und nach Geschäftsdaten durchsucht:

Anordnung

Im Rechnungseingangsbuch ist der Zugriff auf die im Archiv bereits gespeicherte Rechnung möglich. Die Auswahl einer Rechnung und Übernahme der Rechnung in die Anordnungsmaske füllt die Anordnungsmaske mit den entsprechenden Daten aus dem Rechnungseingangsbuch.

Anordnung in den ersten Postkorb legen:

Statt des „Anordnungsdruckes“ wird die Anordnung in den ersten Postkorb gelegt. Dabei kann je nach Einstellung der gewählte Zeichner per Mail informiert werden.

Bereits zu diesem Zeitpunkt können weitere begleitende Dokumente an den Fall angehängt und Notizen erfasst werden.

Zeichnen der Anordnung

Im Zeichnungsprogramm sieht der Zeichner im linken Teil die Liste der Vorgänge (mit den Grunddaten der Vorgänge im unteren Teil), die er zeichnen muss. In der Mitte werden alle mit dem Fall verbundenen Dokumente in Baumstruktur dargestellt. Rechts im Dokumentenexplorer wird das jeweilige Dokument dargestellt, bzw. ein externer Viewer für die Dokumentart geöffnet.

Auch hier ist das Hinzufügen eines Dokumentes jederzeit möglich. Stellt der Zeichner fest, dass er nicht zuständig ist, kann er den Fall einem anderen Zeichner des gleichen Postkorbes zuteilen, oder diesen vor den ersten Postkorb stellen, so dass er neu in den Workflow aufgenommen wird.

Das hinterlegen von Notizen zum Fall ist ebenso möglich wie auch das Starten eines internen Archivworkflows.

Mit dem Klick auf den Button „Zeichnen“ werden die Zeichnungsdokumente erstellt bzw. bei den weiteren Stufen verifiziert und mit dem Datenbankinhalt verglichen. Die Zeichnungsdokumente: XML-File mit den zeichnungsrelevanten Daten und zugehörige Signaturdatei werden dem Fall angehängt. Der Fall wird in den nächsten Postkorb geleitet und einem neuen Zeichner zugeordnet.

Dieser kann die Signatur der vorherigen Zeichner verifizieren.

Dieser Zeichnungsvorgang wiederholt sich, bis die Anordnung nach dem letzten Postkorb aktiviert wird. Mit jedem Zeichnungsvorgang wird dem Fall ein Signaturfile hinzugefügt.

Würde sich während der Unterzeichnung der Inhalt eines zeichnungsrelevanten Feldes in der Datenbank ändern oder das XML-File manipuliert, wird die Anordnung vor den ersten Postkorb zurückgesetzt.

Export der Anordnungen

Der Export geschieht bei der Integration der Anordnungen in die Kasse im Hintergrund.

Alle Dokumente, bis auf die Rechnung, die ja schon im Archiv liegt, befinden sich während der Phase des Zeichnungsworkflows in speziellen Datenbankfeldern der MACH finanzplus Postkorbtabellen. Diese Dokumente werden nun in das Übergabeverzeichnis als Dokumente ausgespielt und sofort vom Archiv übernommen. Das Archivsystem protokolliert die Übernahme durch Update des Importzeitpunktes, und der Dokumenten-ID in der entsprechenden MACH finanzplus - Tabelle.

Ein Datenbankview ermöglicht eine weitere Indizierung bzw. „Verschlagwortung“ der Dokumente im Archiv.

Archivauskunft in MACH finanzplus

Zuletzt geändert am 04.07.2024 - Direktlink zu dieser Seite.