Signatur+ > Postkorb verwalten

Postkorbhierarchie

Bevor man Anordnungen zeichnen kann, müssen Postkörbe eingerichtet werden für die Aufnahme, Sammlung, Unterzeichnung und Weiterleitung von Dokumenten und Dokumentensammlungen. Postkörbe können eingerichtet werden für die verschiedenen Unterzeichnungsstufen z. B. „sachlich richtig“, „rechnerisch richtig“, „gesehen“ etc.

Beispiel einer Postkorbhierarchie:

mdu0590

Zwischen den Postkörben besteht ein hierarchischer Zusammenhang, d. h. es ist somit bestimmt, welchen Weg eine Anordnung mit angehangenen Dokumenten durch die Postkörbe geht.

Einem Postkorb werden für jede Organisationseinheit ein oder mehrere Unterzeichner zugeordnet.

Hierbei kann eine Betragsgrenze hinterlegt werden. Der Zeichner darf in diesem Postkorb für die Organisationseinheit bis zu diesem Betrag zeichnen. Zeichner mit der höchsten Priorität werden beim Weiterleiten in den nächsten Postkorb alternativ zuerst vorgeschlagen. Außerdem kann festgelegt werden, ob der neue Benutzer per E-Mail über neue Vorgänge informiert werden soll. Betragsgrenzen regeln auch ein vorzeitiges Verlassen der Kette. So soll z. B. der Dezernent nur Anordnungen ab 40.000 € erhalten.

mdu0591

Für die Postkörbe gibt es einen oder mehrere Verwalter mit lesendem oder schreibendem Zugriff, der in den Dokumentenfluss eingreifen kann, Dokumente an den Anfang der Unterzeichnungskette zurücksetzen oder zumindest zurückstufen kann. Er kann zudem Dokumente einem anderen Unterzeichner zuweisen.

Zeichnungsrelevante Felder der Anordnung:

In MACH finanzplus wird ein XML.File gezeichnet, welches bei jedem Zeichnungsvorgang neu aus der Datenbank erzeugt wird und es mit der Vorgängerversion vergleicht. Somit wird sichergestellt, dass eine Anordnung so in den Vollzug (Kasse) gegeben wird, wie der Zeichner sie gesehen hat und dass es im Laufe der Zeichnungen keine Datenänderungen gegeben hat. Der Kunde bestimmt dabei die zeichnungsrelevanten Felder.

Würde nur das PDF-File der Anordnung gezeichnet, könnte das PDF-File zwar gegen Veränderungen geprüft werden, aber der Datenbankinhalt der Anordnung könnte unbemerkt ein ganz anderer sein.

Innere Organisation:

Es ist zu bedenken, dass im Gegensatz zu einer Lösung „spätes Scannen“ der hier beschriebene Weg u. U. eine andere Organisation bedingt. Da der Rechnungseingang an einer zentralen Stelle erfolgt, bietet sich der Einsatz einer „zentralen Geschäftsbuchhaltung“ an.

Administration des Rechnungseingangsbuchs
Das Programm wurde um den Reiter Administration Rechnungseingangsbuch erweitert. In diesem Reiter können beim Einsatz des Rechnungseingangsbuchs Anwender hinterlegt werden, die benachrichtigt werden sollen, wenn eine Rechnung fällig wird und wenn die Skontofrist abläuft.
mst0961

Eigenschaft für Postkörbe
Postkörbe können mit der Eigenschaft erforderlich bzw. nicht erforderlich versehen werden. Postkörbe mit der Eigenschaft erforderlich muss ein Vorgang zwingend durchlaufen. Postkörbe mit der Eigenschaft nicht erforderlich können, müssen aber nicht von einem Vorgang durchlaufen werden.

Vertretungen verwalten
In der Postkorbverwaltung kann beim Zeichner ein Vertreter hinterlegt werden. Bei Abwesenheit des regulären Zeichners erbt der Vertreter bei der Auswahl als Zeichner die Betragsgrenze des Vertretenen und kann ggf. höhere Beträge in Vertretung zeichnen. Auf dem Anordnungsbeleg wird vor dem Zeichnungslabel der Zusatz i.V. gedruckt.

clip0516

Ungültige Organisationseinheiten werden nicht mehr angezeigt:

In der Postkorbverwaltung können keine ungültigen Organisationseinheiten mehr bei der Zeichneranlage verwendet werden.

Nur aktive Benutzer werden vorgeschlagen:

In der Zeichnerauswahl waren bisher auch Benutzer auswählbar, die nicht mehr aktiv waren. Dies wurde geändert.

Passwortprüfung:

In der Postkorbverwaltung wurden neue Möglichkeiten der Anmeldung in der Digitalen Signatur hinterlegt. Bisher musste der Benutzer jeweils das Passwort bei der Anmeldung am Programm eingeben. Aufgrund unterschiedlicher Anforderungen aus verschiedenen Bundesländern wurde das Programm angepasst. Der neue Parameter PASSWORT Modus bietet nun folgende Möglichkeiten:

•Standardwert 0 (oder nicht gesetzt): wie bisher wird nur beim Programmstart des Zeichnungsprogramms die Eingabe des Passworts verlangt

•Wert 1: es wird kein Passwort mehr verlangt, das Programm startet ohne Anmeldung

•Wert 2: beim Programmstart wird kein Passwort mehr verlangt, dafür muss der Zeichner das Passwort bei jeder Zeichnung eingeben.

Zuletzt geändert am 17.08.2023 - Direktlink zu dieser Seite.