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Leistungen

Mit dieser Funktion werden zum Auftragnehmer die Leistungskataloge, die Stundenarten und Preise hinterlegt.

1        zu bearbeitenden Mandanten wählen

2        Wahl des Haushaltjahres, welches bearbeitet werden soll

3        Auftragnehmer auswählen (mögliche Auftragnehmer werden neben dem gewählten Jahr

 vorgeblendet und müssen als eigenständige Adresse angelegt sein; zu einem Mandanten

 können mehrere Auftragnehmer angelegt werden; Auftragnehmer könnten unterschiedliche

 Ämter bzw Serviceeinrichtungen sein, die Leistungen für andere erbringen. )

 Es werden die Daten zu den gewählten Feldern angezeigt

4        mit + wird ein neuer Leistungskatalog angelegt

 Leistungskataloge können Mitarbeiter, Fahrzeuge, Maschinen, Materialien usw. sein. Diese

 werden bezeichnet und im nächsten Feld wird die Einheit eingetragen. Das Feld „Art“ legt

 fest, ob es sich um einen Personalkatalog, einen Leistungskatalog oder um einen

 Materialkatalog allgemein handelt.

 Mit dem  wird die Eingabe gespeichert

5        mit einem + in diesem Funktionsfeld werden zum entsprechenden Leistungskatalog die

 Stundenarten angelegt

 Stundenarten können individuell mit bis zu 4 Ziffern festgelegt werden

 Im nächsten Feld wird die Bezeichnung eingetragen. Im Feld „Rechnung KZ“ wird

 entschieden, ob die Stundenart auf der Rechnung erscheinen soll oder nicht. Bei der Kontoart

 ist immer Stundenkonto einzutragen.

 Im Feld „VZ“= Vorzeichen entscheidet sich die Art des Vorzeichens für die Stundenerfassung.

 Das Feld „Summierung im Beschäftigungsnachweis“ steuert die vertikale Tagessummierung.

6        mit + wird in dieser Maske die Leistungs Kennziffer erfasst (z. B. Nummer für einen

 Mitarbeiter, die Nummer für ein Fahrzeug oder eine Maschine usw.). Das Feld „Bezeichnung“

 nimmt den Namen des Mitarbeiters oder die Bezeichnung des Fahrzeuges usw. auf.

 Im Feld „Beschr“ können individuelle Notizen zum Mitarbeiter oder dem Fahrzeug hinterlegt

 werden. Das Feld „Preis“ kann mit Null oder Eins belegt werden. Dabei ist Null der Fixpreis

 und dieser wird in der Erfassung nur über die unter 7 beschriebenen Stati verwendet.

 Bei dem Preis mit der Eins handelt es sich um einen Edit-Preis. In der Leistungserfassung muss

 der erfassten Position ein Preis zugeordnet werden. Das kann bei Materialpositionen

 notwendig werden, denen im Voraus kein fester Preis zugeordnet werden kann.

 „Gültig bis“ beinhaltet die Verweildauer(bitte keine Zeilen löschen-sonst keine Auswertung

 für zurückliegende Monate oder Jahre mehr möglich); „KA Einn.“ nimmt die Kostenart

 einnahmeseitig auf; „KST Einn.“ wird mit der Kostenstelle zur Buchung der Erlöse belegt;

 „KTR Einn.“ Wird mit dem Kostenträger zur Buchung der Erlöse belegt

7        das + in dieser Eingabemaske legt den Preis pro Einheit fest, welcher bei der

 Fakturierung verwendet wird.

 Es kann pro Leistungskennziffer(Mitarbeiter, Fahrzeug, Maschine usw.) mit drei Preisen

 gearbeitet werden.

 Der „Preis“ ist der Normalpreis.

 Der“Verr.Preis“ ist der Verrechnungspreis.

 Der „xPreis“ ist der xPreis.

 In Kombination mit der Buchart und der Preiszuordung ergeben sich dabei viele

 Möglichkeiten. Erläuterung dazu unter dem Gliederungspunkt 2.4 .

 Preisänderungen können auch unterjährig durchgeführt werden, weil für den neuen Preis ein

 Startdatum gesetzt wird

8        Diese Schaltfläche existiert nur unter einem Personalkatalog. Es sollten die täglichen

 Arbeitsstunden zu jedem einzelnen Mitarbeiter hinterlegt werden. Damit ist es bei der

 Erfassung möglich, bei Überschreitung der täglichen Azbeitszeit, einen Hinweis am Bildschirm

 zu zeigen. Eventuell müssen Überstunden erfasst werden

Tätigkeiten

Unter dieser Registerkarte können Tätigkeiten hinterlegt werden, die die Dienstleistungen detaillierter aufschlüsseln. Sie sind die unterste Ebene zur Definition von Dienstleistungen

und dienen der genaueren Auswertung der gearbeiteten Stunden.

Das Feld Kennziffer  nimmt die eindeutige Nummer zur Tätigkeit auf

und im nächsten  Feld wird die Beschreibung hinterlegt.

Mit dem kleinen Drucker aus der Statusleiste können die Tätigkeiten gedruckt werden.

 

 

Dienstleistung

1        mit+ werden die Dienstleistungen unter der entsprechenden Registerkarte erfasst

 -eindeutige Kennziffer hinterlegen und die Dienstleistungen im nächsten Feld bezeichnen

       -soll eine Dienstleistung ab einem gewählten Datum nicht mehr zur Verfügung stehen, so

        muss das Feld „gültig bis“ gesetzt werden

       -Dienstleistungen niemals löschen!!(Keine rückwirkenden Auswertungen mehr möglich)

2        mit + werden der Dienstleistung die zugehörigen Tätigkeiten hinzugefügt;

 Damit werden bei der Leistungserfassung nur die, der Dienstleistung entsprechenden

 Tätigkeiten vorgeblendet.

 

Aufträge

Die „Aufträge“ sind das Herzstück der inneren Leistungsverrechnung. In diesem Reiter werden die meisten Einstellungen zur Erfassung

und Abrechnung von unterschiedlichen Auftragsarten voreingestellt.

 

1        mit + wird eine Auftragsart erfasst

2        Kennziffer zur Auftragsart festlegen;

3        Bezeichnung der Auftragsart; es sollten mindestens interne und externe Aufträge angelegt

 werden

4

 

 Im Feld Einnahme die „Kontenart“ Ergebnis Ertrag wählen; „Produkt“ zur Einnahme

 auswählen;

 Durch Klick auf die Schaltfläche „Suchen/Filtern“ werden die entsprechenden Produktkonten

 ermittelt; Produktkonto markieren und „Übernehmen“

5        in der „Buchart , Preiszuordnung“ wird festgelegt mit welchem Preis die Verrechnung wie

 erfolgt

         

 •        Buchart:

         extern: es erfolgt nur eine einseitige Buchung (Ertrag)

         intern: es erfolgt eine zweiseitige Buchung (1. Buchung Ertrag beim AN; 2. Buchung Aufwand

         beim AG)

 •        Preiszuordnung:

         Normaler Preis

         Verrechnungspreis

         x-Preis

6        im „Buchungsmodul“ wird entschieden ob die Abrechnung nur in die Finanzbuchhaltung, nur

 in die Kosten- und Leistungsrechnung oder in die FIBU und die KLR erfolgt

7        

 

 Die KA, KST und der KTR werden primär aus dem Reiter „Leistungen“ zugeordnet; sind dort

 keine KA, KST, KTR zugeordnet, hole die Informationen aus dem Auftrag

8        in welchen Monat sollen die Abrechnungen zur KLR erfolgen

 -„nach max. Ausführungsdatum pro Rechnung“- z.B im Februar werden die Leistungen der

 Aufträge des Monats Januar abgerechnet und werden in den Monat Januar(maximales

 Ausführungsdatum ist der 31.01.xxxx)        der KLR und in der FIBU verbucht

 -„nach Rechnungsdatum“- z.B. ein externer Auftrag beginnt im Januar und wird im Februar

 beendet; die Abrechnung erfolgt  am 24.02.xxxx und wird damit im Februar für die KLR und

 die FIBU verbucht

9        zur entsprechenden Auftragsart wird eine Auftragskennziffer für den Auftrag hinterlegt(max.

 10 Zeichen)

10        nähere Bezeichnung des Auftrages(Achtung! wird auf der Rechnung gedruckt)

11        erweiterte Beschreibung zum Auftrag (kann auf den Auftrag gedruckt werden)

12        Adresse des Auftraggebers(Interne Adresse des Fachbereiches oder Adresse des Bürgers für

 den ein Auftrag ausgeführt wird)

 „Buchart, Preiszuordnung“ wird automatisch aus der Zeile der Auftragsart übernommen-

 kann pro Auftrag beim Anlegen geändert werden

13        Startdatum des Auftrages eintragen

14        Enddatum des Auftrages eintragen- bei Daueraufträgen nicht notwendig

 die restlichen Felder werden wieder aus der Zeile der Auftragsart übernommen

15        pro Auftrag kann ein konfiguriertes Auftragsblatt gedruckt und mit Zusatzinformationen für

 die, den Auftrag ausführenden Mitarbeiter gefüllt werden

 

Zuordnung Dienstleistung zu Aufträgen

In dem Reiter „Zuordnung Dienstl. zu Aufträgen“ müssen den Aufträgen die Dienstleistungen zugeordnet werden.

 

Im „Filter“ ist der Auftrag gewählt und mit + werden die vorhandenen Auftragsdaten in die „Zuordnung Dienstl. zu Aufträgen“ übernommen.

Bei einer internen Leistungsverrechnung muss zusätzlich noch die Kontierung zum Ausgabeproduktkonto eingetragen werden.

Ist die ILV mit der KLR verknüpft, müssen hier die KA, KST und der KTR eingetragen werden.

Zu einem Auftrag können auch mehrere Dienstleistungen hinterlegt, und ausgabeseitig verknüpft werden.

Im Punkt 2.4 unter 6 wurden dazu die Grundlagen gelegt.

 

 

Auftragserweiterung

In dem Reiter “Auftragserweiterung“ können zum Beispiel Ortsteile hinterlegt werden.

In der Stundenerfassung könnte danach dem Auftrag noch ein Ortsteil zugeordnet werden.

Auswertungen über das Kennzeichen „Auftragserweiterung“ wären damit möglich.

 

Einstellungen

In den „Einstellungen“ werden die Besonderheiten zu den Preisen und der Leistungserfassung entsprechend dem Consultinggespräch einmalig hinterlegt.

 

Leistungen aktualisieren / Jahresabschluss

1        Leistungen, mit dem hier eingegrenzten Datum werden aktualisiert

2        Welche erfassten Leistungen sollen aktualisiert werden

 Nachträgliche Änderungen in den Preisen und die Produktkonten/KLR-Zuordnung sind die am meisten benutzten Änderungen.

 Änderungen können nur für Aufträge erfolgen, welche noch nicht abgerechnet wurden

 Ausgeführt werden die Änderungen mit Betätigen der Schaltfläche „Start“

3        Sobald im Haushalt das neue Jahr eröffnet wurde, können die Aufträge des aktuellen Jahres in das Folgejahr vorgetragen werden. Sinnvollerweise sollten Aufträge, die es        im Folgejahr nicht mehr gibt mit einem Enddatum, im Reiter „Aufträge“  versehen werden.

 Ausgeschiedene Mitarbeiter oder ausgesonderte Fahrzeuge und Maschinen sollten in dem Reiter „Leistungen“ ebenfalls mit dem Eintrag eines „Gültig bis“ beendet werden.

 Bitte keine Daten löschen! (eine spätere Auswertung wäre danach nicht mehr möglich)

4        es gibt Leistungssummen, die in das neue Jahr übernommen werden sollten

 z. B Urlausstunden; Überstunden

 Stundenart        Bezeichnung                VZ

 4                Urlaub lfd. Jahr                1

 10                Urlaub Vortrag                0

 2                Überstunden                0

 3                genommene Überst.        1

 -die Jahreswerte Urlaub immer auf den 31.12. des alten Jahres erfassen

 (am besten ,wenn die Abrechnung des Monats 12 erledigt ist. Urlaub kann in jedem Jahr  anders sein))

 -die Überstunden bei Neubeginn des Bauhofes auf den 31.12.. des Vorjahres erfassen

 (ab jedem weiteren Jahr, Vortrag der Werte)

 Zielstundenart ist dabei die mit dem VZ=0

 - Vorschau wählen ; drucken und vergleichen

 - „Übertrag Summe nach xxxJahr kopieren“        ausführen

 Darstellung im Beschäftigungsnachweis unter 4.7

 

Jahreswechsel

Beim Übertrag der Auftragsstammdaten in das Folgejahr können die Aufträge nach Auftragnehmer selektiert werden. Beim Jahresübertrag werden nur nicht beendete Aufträge in das Folgejahr übertragen. Häufig werden die Auftragnehmer unterschiedlich bearbeitet. Wenn die abgeschlossenen Aufträge eines Auftragnehmers noch nicht als beendet markiert wurden, wurden diese bisher mit übertragen. Der Übertrag kann nun für einzelne Auftragnehmer erfolgen.

 

Aufträge erkennen die erfasst und nicht abgerechnet sind

 

•in der Auftragsverwaltung kann man über das Druckersymbol Aufträge zu einem Stichtag anzeigen

•die Einzeige markiert Aufträge rot, die Erfassungen haben, doch bis zum Stichtag noch nicht abgerechnet wurden

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Zuletzt geändert am 02.07.2020 - Direktlink zu dieser Seite.