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Die Mandantenverwaltung ist in 5 Bereiche aufgeteilt, die Grunddaten, die Strukturangaben, BGA’s, Sammeladressen und Zähler.

Zu den Grunddaten gehören die Mandanten Nummer, welche frei zwischen 1 und 99 vergeben werden kann, die postalische Anschrift inklusive Gläubiger-ID zum Mandanten und die Zuordnung zur Kasse die die liquiden Mittel des Mandanten abwickelt. Zusätzlich wird die Mandantenart festgelegt. Die Mandantenart legt fest, welche Rechtsvorschriften und Druckausgaben im weiteren Betrieb des Mandanten herangezogen werden. Mandantenarten sind zum Beispiel kommunal (für den größten Teil der Städte, Landkreise und Gemeinden), Eigenbetrieb oder auch private Rechtsform (z.B. GmbH).

Unter dem Bereich Kennzeichnung wird unter anderem festgelegt, welchen Buchungsstil der Mandant verwendet. Mögliche Buchungsstile sind Kameralistik, erweiterte Kameralistik und Doppik.

Referenzmandanten werden für den Übergangszeitraum zwischen dem Buchungsstil Kameralistik und dem Buchungsstil Doppik benötigt. Falls es diesen Übergangszeitraum nicht gibt (d.h. keine Umstellung von der Kameralistik auf die kommunale Doppik geplant ist, muss hier nichts eingetragen werden. Falls es eine Überleitung geben soll, muss festgelegt werden, welcher Mandant aktuell der Buchungsmandant ist. Dieser wechselt dann zum Umstellungszeitpunkt. Wird ein Mandant mit dem Buchungsstil Doppik angelegt, so muss entschieden werden, ob dieser Mandant mit einem 2-Komponenten System ohne Finanzkonten oder mit direkter Finanzrechnung arbeiten soll. Diese Einstellung muss zwingend vor den ersten Arbeiten zum Mandant vorgenommen werden.
Ebenfalls im Bereich Kennzeichnung wird festgelegt, ob geplante Mittel bei der Bewirtschaftung überwacht werden sollen oder ob generell überbuchen erlaubt ist.

BGA Pflicht

Das Merkmal bewirkt, dass bei der Erfassung einer Rechnung immer dann ein BgA ausgewählt werden muss, wenn ein Steuerschlüssel mit Steueranteil verwendet wird. Steht das Merkmal auf keine, findet keine Prüfung statt, steht das Merkmal auf bei Stsl im steuerpflichtigen Bereich und es wird kein BGA hinterlegt, kommt ein Warnhinweis und die Rechnung kann nicht gebucht werden. Steht das Merkmal auf und im nicht steuerpfl. Bereich (EU), so muss auch bei EU-Erwerb oder Steuerschuldnerschaft im nicht steuerpflichtigen Bereich immer ein BgA hinterlegt werden. Steht das Merkmal auf und weiter meldepflichtige Stsl, muss auch bei den Steuerschlüsseln UST_EU / EUST / VST_EUST zwingend ein BgA hinterlegt werden.

Festlegung der Struktur für Produkt- und Kontenrahmens
Auf der Karteikarte Strukturangaben wird neben der Länge von Produkt, Kostenträger, Konto und Kostenart auch der grundlegende Aufbau des Kontenrahmens festgelegt. Diese Festlegung sollte während des Betriebs von MACH finanzplus nur gemeinsam mit einem MACH finanzplus Anwendungsberater verändert werden.

Die Strukturangaben werden getrennt für Produkte und Kostenträger (Leistungen) und für die Konten verwaltet. Wird die Kontenart Produkt gewählt, werden die Angaben zu Produkt und Leistung festgelegt. Dabei wird die Länge des Produktes in das Eingabefeld Anzahl Stellen Produkt eingetragen. Sollen unterhalb eines Produktes zusätzlich Leistungen (Kostenträger) angelegt werden können, so muss die Gesamtzahl aus Produkt zuzüglich der Erweiterung um die Leistungen eingetragen in das Feld Anzahl Stellen Leistung werden. Da die Produkte und Leistungen in einer Baumstruktur aufgebaut sind, werden die einzelnen Ebenen in den Stufen Feldern (Stufe 1, Stufe 2,…) unterhalb der Gesamtzahl der Stellen der Leistung festgelegt und bezeichnet. Für Investitions- und Instandhaltungsmaßnahmen wird ebenfalls festgelegt, welche Anzahl an Stellen diese beim Mandanten haben sollen. 3 Stellen bedeuten z.B., dass Maßnahmennummern zwischen 001 und 999 vergeben werden können.

Wird die Kontenart Konto ausgewählt, können die Konteneigenschaften und der Grundsätzliche Aufbau des Kontenrahmens definiert werden.

Analog zum Produkt und zur Leistung wird hier die Anzahl Stellen Konto und falls darunter notwendig die Anzahl Stellen Kostenart festgelegt. Auch hier werden die Stufen der Baumstruktur festgelegt und bezeichnet. Zusätzlich wird im Bereich Zuordnung des Kontenrahmens eine grobe Zuordnung der Kontenklassen des verwendeten Kontenrahmens festgelegt.

Sammeladressen
Sammeladressen werden immer dann bebucht, wenn kein direkter Debitor oder Kreditor bebucht werden kann. Dies ist z.B. bei internen Buchungen der Fall oder dann wenn nicht jeder Debitor einzeln angelegt werden soll. Zu jedem Mandanten muss mindestens eine Sammeladresse erfasst werden. Mehrere Sammeladressen sind sinnvoll, wenn damit unterschiedliche Sachverhalte abgebildet werden sollen. Zum Beispiel eine Adresse für die Verbuchung der Personaldaten, eine für die Verbuchung der Verwarngelder,…

Zähler
Die Karteikarte Zähler ist lediglich durch MACH finanzplus Anwendungsberater zu bearbeiten.

Zuletzt geändert am 09.08.2023 - Direktlink zu dieser Seite.