Bewirtschaftung+ > tägliche Arbeiten

Aufgabe der Funktion:

Mit dem Stapelanordnungsdruck können nicht gedruckte Anordnungen gedruckt bzw. bereits gedruckte Anordnungen nachgedruckt werden. Dadurch ist es möglich, einen Stapel Rechnungen zu erfassen und erst im Anschluss alles auf dem Drucker auszugeben. Es ist dabei unerheblich, aus welchem Modul die Anordnungen erstellt werden.
Für Administratoren enthält diese Funktion auch eine Möglichkeit das Layout und den Inhalt der Anordnungen anzupassen.

Anordnungen drucken

Eine Anordnung wechselt innerhalb des durch das Vier-Augenprinzip vorgegeben Workflows den Status. Nach der Erfassung hat die Anordnung des Status erfasst, nach dem Druck den Status gedruckt und erst danach kann der Vorgang aktiviert und integriert werden. Solange der Status erfasst oder gedruckt ist kann der Erstdruck der Anordnung erzeugt werden. Danach ist lediglich ein Nachdruck möglich.

a.Selektion festlegen: Hier kann der Sachbearbeiter wählen, ob er in der Auswahl der Anordnungen erfasste und gedruckte, nur die bereits gedruckten oder nur die Anordnungen im Status erfasst angezeigt bekommen möchte. Dies geschieht durch Markieren des gewünschten Radiobuttons. Eine weitere Option ist der Nachdruck, diese Funktion wird weiter unten erläutert.

b.Auswahl festlegen: Standardmäßig ist das System so eingestellt, dass jeder Sachbearbeiter die Anordnungen angezeigt bekommt, welche er auch erfasst hat. Damit im Vertretungsfall auch Anordnungen anderer Benutzer derselben Organisationseinheit(en) gedruckt werden können, ist es möglich aus der Auswahlliste einen anderen Sachbearbeiter zu wählen. Es besteht auch die Möglichkeit durch Klick auf den Button alle Benutzer Anordnungen sämtlicher Kollegen der zugeordneten Organisationseinheit(en) angezeigt zu bekommen.

c.Auswahl der Art der Anordnung: In der Maske stehen drei Karteikarten zur Verfügung. Durch Klick auf die jeweilige Karteikarte legt der Benutzer fest ob er in der Anzeige die einfachen Anordnungen (Einzelbelege), Sammelanordnungen im Hauptbuch oder die Nebenbuch Sammelanordnungen eingeblendet bekommen möchte.

d.Markieren der Anordnungen zum Druck: In der ersten Spalte Auswahl der Anzeige ist eine Checkbox hinterlegt. Durch Klick auf diese Checkbox kann der Anwender die Anordnungen aus der Anzeige markieren, die er drucken möchte. Sollen alle angezeigten Anordnungen ausgewählt werden so klickt man auf den Button alle auswählen, soll die Auswahl bei allen Anordnungen zurückgesetzt werden, so klickt man auf Auswahl zurücksetzen, sollen die ausgewählten Anordnungen zurückgesetzt und dafür die nicht ausgewählten markiert werden so klickt man auf Auswahl umkehren.

e.Anzeige der Anordnungen in der Vorschau: Durch Klick auf den Button Vorschau werden die ausgewählten Anordnungen am Bildschirm gedruckt. Es besteht auch die Möglichkeit aus der Vorschau die Anordnungen auf dem Drucker auszugeben.

f.Drucker-Einstellungen festlegen: Durch Klick auf diesen Button Drucker Einstellungen öffnet sich das Druckermenü des Betriebssystems in welchem die Druckoptionen getroffen werden können.

g.Druck der Anordnungen: Durch Klick auf den Button Druck werden die ausgewählten Anordnungen auf dem gewählten Drucker gedruckt.

h.Setzen des Merkmals gedruckt: Nach dem Druck der Anordnungen öffnet sich eine Maske, in welcher gefragt wird ob die Anordnungen korrekt gedruckt wurden. Ist dies der Fall so muss diese Abfrage mit Ja beantwortet werden damit die Anordnungen den Status gedruckt erhalten. Dieser Status ist für die Aktivierung Voraussetzung.

i.Vorschau Zahlungsinfo: Falls Rechnungen außerhalb von MACH finanzplus erstellt werden (z.B. in Word oder mit sonstigen Fremdverfahren), fehlt oftmals ein eindeutiges Merkmal/Buchungszeichen, welches bei den Überweisungen angegeben werden kann. Werden diese Rechnungen in MACH finanzplus angeordnet, können nun zu diesen Zahlscheine gedruckt werden. Für die Verfügbarkeit dieser Funktion ist der Parameter AODRUCK_BTN_ZAHLINFO in der Parameterverwaltung zu setzen. Zusätzlich muss für das Formular für den Zahlschein beauftragt werden. Zahlscheine können entweder zu einzelnen Vorgängen oder zu kompletten Sammelanordnungen erstellt werden. In der Layoutverwaltung des Anordnungsdrucks können noch weitere Einstellungen zum Zahlschein vorgenommen werden.

Nachdruck von Anordnungen

Nachdem eine Anordnung aktiviert worden ist, kann für diese der Erstdruck nicht mehr durchgeführt werden. Es besteht jedoch noch die Möglichkeit einen Nachdruck einzelner Anordnungen durchzuführen. Auf dem Druck wird vermerkt dass es sich um einen Nachdruck handelt.

clip0310

j.Selektion festlegen: Für den Nachdruck ist die Selektion Nachdruck anzuwählen. Dadurch wird die darunter liegende Maske auf ein Eingabefeld für eine Vorgangsnummer reduziert.

k.Vorgangsnummer eingeben: In das Eingabefeld Vorgangsnr muss die Vorgangsnummer eingegeben werden, für welche der Nachdruck durchgeführt werden soll.

l.Anzeige der Anordnungen in der Vorschau: Durch Klick auf den Button Vorschau wird der Nachdruck am Bildschirm gedruckt. Es besteht auch die Möglichkeit aus der Vorschau die Anordnung auf dem Drucker auszugeben.

m.Drucker-Einstellungen festlegen: Durch Klick auf diesen Button Drucker Einstellungen öffnet sich das Druckermenü des Betriebssystems in welchem die Druckoptionen getroffen werden können.

n.Druck der Anordnungen: Durch Klick auf den Button Druck wird die Anordnung auf dem gewählten Drucker gedruckt.

Abschluss von Sammelanordnungen

Aufgabe der Funktion:

Es besteht im Hauptbuch die Möglichkeit eine Sammelanordnung über Multi-SAO zu eröffnen und nach Fertigstellung diese wiederum zu schließen. Dabei kann es vorkommen dass durch Absturz eines Rechners diese nicht korrekt geschlossen wird. Die Sammelanordnungen können nun unter der Karteikarte Sammelanordnung im Stapeldruck-Programm über die Option „offene SAO“ ermittelt und korrekt geschlossen werden.

Dieselbe Funktion gibt es auch für Nebenbuch-Sammelanordnungen. Hier entstehen diese durch Buchen von Nebenforderungen aus verschiedenen Modulen falls der Parameter gesetzt wurde dass die Einzelbuchungen je Benutzer gesammelt und nicht direkt gedruckt werden sollen.

clip0311

Zuletzt geändert am 21.10.2021 - Direktlink zu dieser Seite.