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Aufgabe der Funktion:
Diese Funktion wird während der Umstellungsphase auf SEPA zum Druck der Umstellungsschreiben und der Mandatsschreiben benötigt. Nach der Umstellung auf SEPA können dazu die neu erstellten Mandate gedruckt werden, oder zu bereits gedruckten Mandaten ein Nachdruck erstellt werden.
Erklärung der Druckmerkmale:
Bei der Erstellung von Clearingläufen wird geprüft ob für die Mandate
-ein Mandatsdruck und
-eine Vorabinformation
erstellt wurden. Ist dies nicht der Fall so können die Mandate nicht verwendet werden. Beide notwendigen Voraussetzungen werden in der Datenbank festgehalten und bei Clearingläufen geprüft.
Unter Adressen+ --> Personenverwaltung im MACH finanzplus Menü gibt es einen neuen Eintrag Druck Mandate.
Mit diesem Programm können Sie während des Einsatzes von SEPA Mandatsschreiben erstellen. Ebenfalls dient dieses Programm in der Umstellungsphase zum Druck der Umstellungs- und Mandatsschreiben.
Die Funktionen im Überblick:
Mandatsdruck: Auf der Karteikarte Mandatsdruck können Schreiben für einzelne Mandate, Mandate zu einer bestimmten Adresse oder Abgabeart und Schreiben im Stapel für sämtliche nicht gedruckten Mandate erstellt werden. mit dieser Funktion können Sie ebenfalls den Rücklauf der zu unterschreibenden Mandate kontrollieren und Mandate bei Bedarf nochmals nach zu drucken.
Diese Funktion wird sowohl in der Umstellungsphase, als auch im laufenden Betrieb benötigt. Dabei werden drei verschiedene Arten von Formularen bedient, beide Formulare können wahlweise mit oder ohne Anschreiben an den Kunden erstellt werden:
-SEPA-Mandat (Core) Kombimandat: Bei dieser Option wird ein Formular erstellt, auf welchem die Bankverbindung, die Bezugsdaten, die Gläubiger ID und die Mandatsnummer aufgeführt werden. Dieses Formular beinhaltet ein Unterschriftsfeld welches der Kunde signieren und zurückschicken soll.
-Mandatsrückinfo (Mitteilung der Mandatsnummer für aktuelles Mandat): Im Gegensatz zu obigem Schreiben wird hier der Kunde über das Mandat informiert. Dabei ist der Inhalt identisch mit dem obigen Formular, lediglich das Unterschriftenfeld entfällt.
-SEPA-Mandat (Core) Kombimandat (erstmaliges Anschreiben): Bei dieser Option wird ein Formular erstellt auf welchem die Bankverbindung, die Bezugsdaten, die Gläubiger ID und die Mandatsnummer aufgeführt werden. Zusätzlich wird im Anschreiben die SEPA-Umstellung und deren Zeitpunkt erläutert und der Kunde wird gebeten das Formular unterschrieben zurück zu senden. Diese Option wird nur zum Zeitpunkt der Umstellung benötigt.
Je nachdem ob die Mandate elektronisch archiviert werden sollen oder nicht, kann ein Barcode auf das Formular gedruckt werden.
Ebenfalls können mit dieser Funktion bereits gedruckte Mandate, über den Nachdruck, nochmals gedruckt werden.
Der Druck der Einmal- bzw. Einzelmandate (manuell zur Vorgangsrate gesetzte Mandate) kann über das Kontrollfeld Einzelmandate ausschließen verhindert werden.
| Mandate in Ermittlungstabelle anzeigen: |
| Wird das Kontrollfeld Zu druckende Mandate anzeigen markiert, wird in der Maske ein Datengitter eingeblendet. In diesem Datengitter werden die gefilterten Mandate vor dem Druck angezeigt. Sie können darin auch die zu druckenden Mandate auswählen. |
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| Nachdruck der Mandate und Überwachung der Rückläufer: |
| Durch Markieren des Kontrollfeldes Nachdruck können Sie bereits gedruckte Mandate nochmals drucken. Dies kann benötigt werden wenn Sie ein verwendetes Mandat nochmals versenden wollen. Ebenfalls verfügbar wird durch Markieren dieses Kontrollfeldes das Kontrollfeld Nur nicht signierte. Markieren Sie dieses zusätzlich und vorab das Kontrollfeld zum Anzeigen des Datengitters (Zu druckende Mandate anzeigen) können Sie im Datengitter die Mandate ermitteln, bei denen Sie noch kein Signaturdatum hinterlegt haben. |
Druck Vorabinformationen: Mit dieser Funktion werden die Vorankündigungen für die Abbuchungen erstellt. Diese können wahlweise für ein Mandat, eine Adresse oder im Stapel für sämtliche noch nicht gedruckten Vorabinformationen gedruckt werden. Auf dem Anschreiben an den Bürger werden die Fälligkeiten, die Mandatsnummer, die Bankverbindung und die Gläubiger ID aufgeführt.
Die Vorabinformationen werden vor allem dann benötigt, wenn der Kunde keine Rechnung/ keinen Bescheid erhalten hat.
Druck Umstellungsinformation: Viele Kunden verschicken für den Großteil der bestehenden Einzugsermächtigungen lediglich ein Umstellungsschreiben in welchem dem Bürger die neue Mandatsnummer, der Mandatsumfang und die Gläubiger ID mitgeteilt werden. Dieses Umstellungsschreiben kann mit dieser Funktion erstellt werden. Das Schreiben kann wahlweise für ein Mandat, eine Adresse oder im Stapel für sämtliche Mandate, für welche das Anschreiben noch nicht gedruckt wurde, erstellt werden. Im Stapel können dann einzelne Abgaben ausgeklammert werden – siehe dazu auch unten beschriebene Vorgehensweise.
Einstellungen: Um nicht sämtliche Schreiben auf einmal ausdrucken zu müssen, kann der Druck in Pakete unterteilt werden. Dazu kann die Anzahl der Anschreiben durch Festlegung der Druckportionierung beschränkt werden.
Alternative Adressierung an abweichende Kontoinhaber
Sollen die Anschreiben an einen gegebenenfalls vorhandenen abweichenden Kontoinhaber anstatt an den Adressaten verschickt werden, so kann dies eingerichtet werden. Wenden Sie sich dazu bitte an die Hotline.
E-Mail Funktion
Druckt man ein Mandat zu einer Adresse in der Vorschau und klickt auf die E-Mail Funktion der Vorschau, so wird die erfasste E-Mail Adresse in der E-Mail vorbelegt. Siehe auch Hilfe zur Adressverwaltung.
Zuletzt geändert am 04.07.2024 - Direktlink zu dieser Seite.