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Festlegen des Buchungsfalls

Aus der Auswahlliste (Listbox) der möglichen, dem Benutzer in der Benutzerverwaltung zugeordneten Buchungsfällen, muss ein Buchungsfall gewählt werden. Im Gegensatz zur Anordnungsmaske stehen hier nur die Buchungsfälle zu Eingangsrechnungen zur Verfügung.

 

Da erst mit Auswahl des Buchungsfalls klar ist, welche Eingaben zur Kontierung notwendig sind, wird erst nach der Auswahl der Option die Maske aufgebaut.

Bei der weiteren Erfassung der notwendigen Rechnungsdetails ist es ratsam die Eingabefelder von oben bis unten in der Maske durch zu gehen.

 

Adressnummer
Erster Bestandteil der Rechnung ist die Adressnummer, das heißt bei Eingangsrechnungen der Rechnungssteller. Dazu muss die Adressnummer des Lieferanten/Rechnungsstellers eingegeben bzw. über das hinterlegte Suchprogramm Adressverwaltung übernommen werden.

Eingabe der Kontierungselemente
Je nach Buchungsfall gibt es unterschiedliche Eingabefelder für die Buchungskonten und Budgets.

Begriffe:

oFrei: freie Buchungen sind nicht an den Kontenverbund gebunden. Die Auswahl des Soll- und Haben-Kontos muss vom Sachbearbeiter manuell gesteuert werden. Diese Art von Buchungen erfordert tieferes Wissen bei der Bildung der Buchungssätze im NKF.

oHauptbuch: Sämtliche im Rechnungseingangsbuch erfassten Anordnungen landen nach der Übernahme und Verbuchung im Rahmen der Anordnung im Hauptbuch. Nebenbücher gibt es in MACH finanzplus für wiederkehrende Einnahmen; diese spielen hier keine Rolle.

 

Beispiele / notwendige Eingaben:

Eingangsrechnung Hauptbuch:

oProdukt

oErgebniskonto Aufwand

Alle weiteren beteiligten Konten und das Budget werden automatisch vom System ermittelt

Eingangsrechnung investiv:

oProdukt

oMaßnahme

oBilanzposten (Vermögensveränderung)

oFinanzkonto Auszahlung investiv (nur wenn mit Finanzrechnung gearbeitet wird)

Alle weiteren beteiligten Konten und das Budget werden automatisch vom System ermittelt

Beim freien Buchkreis muss jedes beteiligte Konto manuell ausgewählt werden.

Anzeige der beteiligten Buchungskonten und Budgets
wenn sämtliche notwendigen Eingaben des Buchungsfalls getätigt wurden, können alle beteiligten Konten und Budgets in der Maske durch Klick auf die Schaltfläche Maximieren in der Zeile der Konten angeschaut werden. Hier werden auch die Konten (Budgets) eingeblendet, welche durch den Kontenverbund vom System automatisch ermittelt wurden. Durch Klick auf Minimieren wechselt die Maske wieder in den Ausgangszustand.

 

Anzeige der verfügbaren Mittel

Die verfügbaren Mittel werden summarisch für Budget und Konto eingeblendet sobald die Konteneingabe erfolgt ist. Für eine genauere Darstellung der Berechnung dieser Mittel kann in der Zeile auf Maximieren geklickt werden. Durch Klick auf Minimieren wechselt die Maske wieder in den Ausgangszustand.

 

Rechnungsbetrag
In steuerfreien Bereichen und bei Rechnungen mit Steuerschlüssel im Inland muss der Bruttobetrag in das Feld Buchbetrag eingegeben werden.
Bei Eingangsrechnungen mit EU-Steuerschlüssel muss der Nettobetrag eingegeben werden, der Steueranteil wird durch das Programm berechnet.

 

Kassentext und Buchungstext

Kassentext ist der externe Text zur Buchung, welcher je nach Parametrisierung des Bankenclearings auch an den Empfänger übergeben wird. Der Buchungstext ist lediglich intern. Über Buttons können die beiden Texte angeglichen werden.

 

Rechnungsnummer

Die externe Rechnungsnummer kann bei Eingangsrechnungen in das Feld Rechnungsnummer eingetragen werden und dient u.a. der späteren Suche der Buchungen.

 

Aktenzeichen und Fremdkennzeichen

zu späteren Auswertungszwecken können Akten- und Fremdkennzeichen in die entsprechenden Felder eingetragen werden.

 

Skonto
Bei der Erfassung von Rechnungen im Rechnungseingangsbuch kann der Skonto- Prozentsatz und das Skonto-Datum erfasst werden.

 

Buchung und Druck

Durch Klick auf die Schaltfläche Buchen wird die Rechnung in das Rechnungseingangsbuch eingetragen, die Rechnung erhält eine interne Rechnungsnummer. Anschließend kann ein Kontierungsbogen gedruckt werden. Stimmen Sie dessen Inhalt mit Ihrem MACH Projektverantwortlichen ab.

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Zuletzt geändert am 19.03.2025 - Direktlink zu dieser Seite.