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Einsatzgebiet

Mit dem Modul „Zahlstellen“ werden die Einnahmen und Ausgaben einer eigenständigen Büro- bzw. Barkasse (Bürgerbüro, Kasse der Bücherei, Kasse der Schule, u. ä.) verbucht und die Ergebnisse in Form von Sammelbuchungen an die Hauptkasse übergeben. Über einen täglichen Kassenabschluss erfolgt die Kontrolle des Bargeldbestandes. Alle Buchungen werden in einem Buchungsjournal dargestellt. Neben dem täglichen Zahlungsverkehr werden auch Zugänge im Wechselgeldbestand sowie Bargeld-Ablieferungen an die Hauptkasse eingebucht. In der Zahlstelle können bei entsprechender Freigabe auch Zahlungseingänge auf bestehende Sollstellungen (z.B. Grundsteuer, Hundesteuer, u.ä.) verbucht werden. Die für die Abrechnung mit der Hauptkasse erforderlichen Anordnungen werden automatisiert erzeugt. Die Installation des Zahlstellenmoduls beim Anwender bedarf im Vorfeld einiger Abstimmung was Rechte, Parametereinstellungen und Drucklayouts betrifft. Hierfür ist ein Beratungsgespräch im Vorfeld dringend erforderlich.

Technische Möglichkeiten

Voraussetzung für den Einsatz des Zahlstellenmoduls ist die Einbindung des Arbeitsplatzes in das Netzwerk der Verwaltung. Es wird in MACH finanzplus eine Voll-Lizenz benötigt. Für Quittungsdrucke, Ausdruck des Kassenabschlusses, Kassenbuchs etc. kann jeder unter Windows zur Verfügung stehende Drucker genutzt werden. Kassenautomaten, Kassenschubladen und externe Displays können angeschlossen und vom Programm angesteuert werden. Welche Hersteller dazu bisher mit uns zusammenarbeiten, können Sie an der Hotline erfragen. Eine direkte Anbindung eines Karten-Terminals ist möglich, aber derzeit begrenzt auf die Terminals, die von der Firma elPAY unterstützt werden. Der Einsatz von autonomen EC-Terminals, meist direkt von Ihrer Hausbank vermittelt, ist parallel möglich. Eine Anbindung dieser Bank-Terminals ist nicht vorgesehen. Bei der Zahlung per EC-Karte muss dann der Zahlstellen-Zahlweg „ec-Karte“ gewählt werden, damit sich der Barbestand der Zahlstelle bei solchen Buchungen nicht verändert.

Einrichten des Programms

Die im Folgenden aufgeführten Programme können einzeln den jeweils berechtigten Nutzer zugeordnet werden. Außer dem Administrator sollte niemand alle Programme nutzen können. So darf der Buchungsberechtigte nicht die Übernahme ins Hauptsystem besitzen, der Kassenverantwortliche darf im Gegenzug nicht in Zahlstellen buchen können. Infoprogramme hingegen können einer breiteren Nutzerschicht zugänglich gemacht werden. In den Unterlagen werden folgende Schritte behandelt:

•Einrichtung und Rechtevergabe an Zahlstellen und Gebührenverzeichnissen

•Buchungsvorgänge innerhalb einer Zahlstelle, incl. täglichem Kassenabschluss

•Abrechnung der Zahlstelle mit der Hauptkasse, Übernahme der Buchungen von der Hauptkasse.

Programme (die Reihenfolge der Programme kann variieren)

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•Verbuchung der Zahlstellen (NkfZahlStBuch2.exe): tägliche Arbeiten in der Zahlstelle

•Auskunft zu Zahlstellen (NkfZahlStInfo2.exe)

•Übernahme der Zahlstellen (NkfZahlstUebern2.exe): Übernahme der Buchungen durch die Hauptkasse

•Gebührenkatalog für Zahlstellen (NkfZahlstGeb2.exe): Pflege des Gebührenkatalogs

•Verwaltung der Zahlstellen (NkfZahlstellen2.exe): Stammdaten zu den Zahlstellen pflegen

Anlegen von speziellen Zahlstellen-Konten (liquide Mittelkonten)

Zum Verbuchen der eingehenden oder ausgegebenen Zahlungen werden liquide Mittelkonten benötigt. Wir empfehlen pro Zahlstelle mindestens ein liquides Mittelkonto für die darüber zu buchenden Bar-Zahlungen anzulegen, besser jedoch pro Zahlart (per EC, per Scheck, per elPAY, per Automat) solche Konten pro Zahlstelle zu definieren. Dies erleichtert die Zuordnung und Prüfung der darüber laufenden Zahlungsvorgänge. Diese Konten sind vor dem Anlegen der Zahlstelle im Programm Konten unter Haushalt+, Stammdaten anzulegen und zu definieren. In den Stammdaten der Zahlstelle kann nur und ausschließlich auf solche Konten zugegriffen werden, die vom Typ als „Barkasse“ angelegt sind (ktyp=B, ksubtyp=B, kmerkmal=K).

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Zuletzt geändert am 10.12.2021 - Direktlink zu dieser Seite.