Auskünfte+ > Kontenauskünfte

Aufgabe der Funktion:

Mit der Kontenauskunft besteht die Möglichkeit, Auswertungen zu den unterschiedlichen Konten (Ergebnis-, Finanz- und Bilanzkonten) bezogen auf die Buchungsjournale zu erstellen. Die Funktion beinhaltet eine Listendarstellung und ebenso eine Suchfunktion. In der Auswertung sind sämtliche Konten der Journale, Produktkonten und Bilanzkonten enthalten.

Auswertungen erstellen

Kontenauskünfte sind im Gegensatz zu Auswertungen auf offene Posten stets jahresabhängige Auswertungen. Bei mehreren Mandaten werden diese auch je Mandant berechnet.

a.Eingabe des Mandanten: Zwingend notwendig ist die Eingabe der Mandanten-Nummer. Alternativ kann diese auch aus der Auswahlliste übernommen werden. Eingeblendet werden in dieser Liste sämtliche Mandanten, auf welche der Sachbearbeiter eine Zugriffsberechtigung besitzt.

b.Eingabe des Wirtschaftsjahres: Da es sich um eine jahresbezogene Auswertung handelt, muss das gewünschte Wirtschaftsjahr in das Feld Buchungsjahr eingetragen werden.

c.Auswahl der Kontenart: Über Markieren der jeweiligen Option kann die Art des Kontos gewählt werden. Als Optionen gibt es Ergebniskonten, nicht investive Finanzkonten (nur bei Einsatz einer Finanzrechnung), investive Finanzkonten (nur bei Einsatz einer Finanzrechnung), Bilanzkonten unabhängig vom Produkt) und KLR (hier können die Kostenträger, Kostenarten und Kostenstellen ausgewertet werden, oder auch nur ein Produktsachkonto eingeschränkt auf eine Kostenstelle. Je nach Auswahl werden die Eingabefelder zum Konto freigeschaltet. Welche der Optionen verfügbar sind, hängt von der Benutzerrolle ab. Siehe dazu auch den Unterpunkt Berechtigungen Berechtigungen.

d.Eingabe des Produktes (nicht bei Bilanzkonten): Ist die Nummerierung des Produktes bekannt, kann diese direkt in das Feld Produkt eingegeben werden. Ist sie nicht bekannt, so kann diese aus der Auswahlliste übernommen werden. Dem Sachbearbeiter werden dabei nur die zugeordneten Bereiche eingeblendet. Die Zeile unterhalb der Überschriftenzeile in der Auswahlliste dient als Suchfunktion.

e.Eingabe des Kontos: Ist die Nummerierung des Kontos bekannt, kann diese direkt in das Feld Konto eingegeben werden. Ist sie nicht bekannt, so kann diese aus der Auswahlliste übernommen werden. Dem Sachbearbeiter werden dabei nur die zugeordneten Bereiche eingeblendet. Die Zeile unterhalb der Überschriftenzeile in der Auswahlliste dient als Suchfunktion.

f.Eingabe der Maßnahme (nur bei Maßnahmenkonten): Ist die Nummerierung der Maßnahme bekannt, kann diese direkt in das Feld Maßnahme eingegeben werden. Ist sie nicht bekannt, so kann diese aus der Auswahlliste übernommen werden. Dem Sachbearbeiter werden dabei nur die zugeordneten Bereiche eingeblendet. Die Zeile unterhalb der Überschriftenzeile in der Auswahlliste dient als Suchfunktion.

g.Buchstatus wählen (nur Ergebnis- und Bilanzkonten): Auswertungen auf Ergebnis- und Bilanzkonten können sowohl auf das Vor- als auch auf das Hauptjournal erzeugt werden. Im Vorjournal werden auch Buchungen berücksichtigt, welche noch nicht durch die Zahlungsabwicklungsstelle integriert wurden. Dagegen sind im Hauptjournal nur die integrierten Buchungen enthalten. Das Vorjournal wird über den Buchstatus angeordnet, das Hauptjournal über den Status integriert ausgewertet. Im Vorjournal können bei der Detailanzeige (Journalauszug) die Vorbuchsätze nur verdichtet als Summenbuchungen je Veranlagungslauf dargestellt werden. Im Hauptjournal (integriert) werden im Standard die Vorbuch-Buchungen einzeln, optional kann jedoch ausgewählt werden, dass diese zu Summensätzen verdichtet angezeigt werden. Dies macht bei Konten mit großem Veranlagungsvolumen Sinn, da ansonsten der Aufbau der Einzelvorgänge sehr lange dauern kann.

h.Auswertung wählen (nur Finanzkonten): Auswertungen auf Finanzkonten können aus Sicht der Mittelbindung - Vormerkung oder aus Sicht der tatsächlichen Buchung – Zahlung erstellt werden. Zum Zeitpunkt der Anordnung wird zum Zweck der Mittelprüfung das Finanzkonto bereits vorgemerkt. Die Auswertung Vormerkung beinhaltet diese Vormerkungen bereits. Erst durch die tatsächliche Zahlung wird die eigentliche Buchung in das Finanzjournal geschrieben. Die Auswertung Zahlung berücksichtigt lediglich diese Buchungen. Zum Abgleich von Finanzrechnung oder Statistiken mit den Konten kann lediglich die Auswertung Zahlung genutzt werden.

i.Anzeige der Kontenzuordnung: wurde einem Ergebniskonto in der Kontenzuordnung ein Finanzkonto zugeordnet so wird dieses durch den Button Fk…angezeigt. Durch Klick auf den Button wird in der Auswertung zu diesem Konto verzweigt. Analog ist die Vorgehensweise bei Finanzkonten mit zugeordnetem Ergebniskonto.

j.Info zum Buchungskonto anzeigen: Nach der Eingabe der Konten wird durch Klick auf den Button Anzeigen der Infoblock gefüllt. Dieser Infoblock unterscheidet sich je Kontenart.

k.inaktive anzeigen: ist diese markiert, so werden auch inaktive Vorgänge (stornierte oder korrigierte Vorgänge) angezeigt.

l.Auswahlfeld Perioden: durch Klick auf diesen Button wird die Buchungssumme des Kontos auf die Perioden aufgeteilt.

m.Arbeitsweise mit dem Infoblock: Der Infoblock zeigt die Summen zu unterschiedlichen Kriterien an. Klickt man auf die unterstrichene Bezeichnung der Summe, so wird rechts neben dem Infoblock eine Detailinformation eingeblendet. Im oberen Block sind das lediglich Auswertungen auf Planmittel, im unteren sind das die Auswertungen zu den Journalen. Klickt man im unteren Block auf eine Bezeichnung, so öffnet sich rechts dazu ein multifunktionaler Journalauszug.

n. Arbeiten mit dem Journalauszug:

▪Sortieren: Durch Klick auf den jeweiligen Spaltenkopf wird nach diesem sortiert.

▪Filtern: Durch Klick auf das kleine Dreieck ganz rechts auf dem jeweiligen Spaltenkopf öffnet sich eine Filterauswahl. Es besteht nun die Möglichkeit, den Filter auf eine oder mehrere angezeigte Optionen zu setzen. Ist die gewünschte Option nicht enthalten, so kann auf (Benutzerdefiniert…) geklickt werden. Hier können dann analog zu Microsoft Excel Filter erstellt werden.

▪Gruppieren: Wenn nach einer Spalte gruppiert werden soll, so kann diese angeklickt und in den Spaltenkopf gezogen werden.

▪Exportieren: Die Detailauskunft kann auch verlustfrei nach Excel (analog Open Office) exportiert werden

▪Unterauskünfte: Über die rechte Maustaste gibt es noch eine Reihe von Detailauskünften.

▪Verzweigung ins Dokumentenarchiv: dies ist ebenfalls eine Option, die über die rechte Maustaste zum Journaleintrag aufgerufen werden kann (bei angeschlossenem DMS).

▪Doppelklick: Durch Doppelklick auf eine Buchungszeile wird die Auskunft zur Rate gestartet – es werden somit auch die Zahlungen angezeigt.

o.Änderung der Anzeige: In der Mitte des grauen Bereichs zwischen Infoblock und Detailauskunft ist ein kleiner Balken. Klickt man diesen an so wird der Infoblock ausgeblendet und die Detailauskunft geht über den ganzen Bildschirm. Durch nochmaliges anklicken wird der Infoblock wieder eingeblendet.

p.Erläuterung zu den Begriffen:

▪Haushaltsansatz: Hier wird der im Haushaltsplan geplante Wert angezeigt. Dieser Wert kann entweder direkt aus der Planung angezeigt werden (Standard) oder durch Klick auf das Kontrollfeld aus Kopfdaten und nochmaliges Klicken auf Anzeige nur aus den freigegebenen Werten angezeigt werden.

▪Nachtragsansätze: Hier wird die Summe der in den Nachtragsplänen geplanten Mittel zum Konto angezeigt.

▪Sperrbetrag: Hier wird die Summe der gebuchten Sperren auf dem Konto dargestellt.

▪UPL / APL: Hier wird die Summe der über- und außerplanmäßigen Mittelbereitstellungen angezeigt.

▪Ermächtigungsübertragung Vorjahr: Hier wird die Summe der Mittel angezeigt, welche aus Ermächtigungen aus dem Vorjahr für das Buchungsjahr bereitgestellt wurden.

▪Abgänge auf Ermächtigungsübertragung: Hier werden auf Abgänge auf die Ermächtigungsübertragung aus dem Vorjahr angezeigt

▪Gebildete Ermächtigungsübertr.: Hier wird die Summe der Mittel angezeigt, welche bereits in das nächste Jahr übertragen wurden.

▪Buchungssumme: Hier wird getrennt nach Soll und Haben die jeweilige Summe der Buchungen zum Konto aus dem Journal dargestellt.

▪Auftragssumme: Hier wird dargestellt, welche Summe aufgrund von Aufträgen auf dem Konto gesperrt ist.

▪Buchungsaufträge: Hier wird dargestellt, wie viel auf die gesperrten Mittel im Rahmen der Bewirtschaftung der Aufträge bereits gebucht wurde.

▪Offene Aufträge: Hier wird die Summe dargestellt, die von den gesperrten Mitteln auf Aufträgen noch nicht verbraucht wurde.

▪Buch. Summe Folgejahr: Hier wird die Summe dargestellt, welche im Rahmen der Periodenzuordnung Folgejahren zugeordnet wurde.

▪Eröffnungsbestand (nur Bilanzkonten): Hier wird der Wert der Eröffnungsbilanz des Jahres dargestellt.

▪Schlussbestand: hier ist -falls bereits durchgeführt- die Schlussbilanzbuchung des Jahres zu erkennen.

q.Kontoauswertung in der Vorschau anzeigen: Durch Klick auf den Button Vorschau wird die Kontoauswertung am Bildschirm gedruckt.

r.Details Drucken: Durch Klick auf diesen Button werden beim Druck die Einzelbuchungen angezeigt.

s.Druckereinstellungen vornehmen: Durch Klick auf den Button Druck-Eigenschaften öffnet sich das Drucker-Menü des Betriebssystems.

t.Kontoauswertung ausdrucken: Durch Klick auf den Button Druck wird die Kontoauswertung auf dem Drucker ausgegeben.

Summen bilden
In der Statuszeile der Buchungen im Datengitter kann unter jeder beliebiger Spalten eine Summe berechnet werden. Man klickt dazu mit der rechten Maustaste unterhalb der gewünschten Spalte auf die Statusleiste.

mdu0823

Im sich öffnenden Kontextmenü muss dann die gewünschte Option gewählt werden.

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siehe auch Arbeiten mit den Datengittern

Zuletzt geändert am 20.10.2021 - Direktlink zu dieser Seite.